Intranet Integra

Cuando Patricio Hernández ingresó a Fundación Integra el año 2004, no se imaginó las vueltas que tendría su vida laboral al interior de la institución. Por 9 años se desempeñó como analista del Depto de Administración y Finanzas. A partir de octubre del 2013, se trasladó al Departamento de Operaciones manteniendo su cargo. Es en este punto donde se concreta la idea de implementar un sistema que ayude a mejorar el trabajo que desempeña este departamento.

“Siempre me ha gustado que la información que manejamos sea expedita, fácil de procesar y nos entregue una mirada global. Yo traía del departamento anterior algunas ideas que había puesto en práctica para mantener el control del área en que yo me desempeñaba. El jefe del departamento, me pidió que pudiera implementar algo similar que nos sirviera para llevar un control del ítem de mantención y reparación que es donde se genera la mayor cantidad de requerimientos diariamente. Así nace la aplicación que estamos desarrollando” nos cuenta Patricio Hernández, analista del departamento de operaciones y creador del Sistema de Seguimiento y Gestión.

El desafío era incorporar todos los ítems que maneja el departamento de operaciones: operacionales, mantención y reparación, equipamiento, boletas de garantía, etc., en resumen tener un control global de las tareas asignadas y acciones financieras del departamento.

“El piloto de la aplicación se inició con el ítem de mantención y reparación y posterior a esto, al ver que esta aplicación nos podía entregar una mayor cantidad de opciones de registro, en conjunto con el equipo fuimos agregando otras áreas que ayudaron a mejorar el orden, la gestión y el seguimiento. El principal beneficio de esta aplicación es que nos permite tener un registro de cada uno de los requerimientos que llegan de los jardines infantiles y oficina regional, realizar seguimiento a cada uno de estos, control de fondos asignados a los establecimientos, además de tener la posibilidad de contar con informes detallado de cada uno de los ítems que se manejan, realizar cierres presupuestarios en conjunto con otros departamentos, etc. Procesos que eran complicados de controlar tomando en cuenta la cantidad que se generaban a diario más todo los programado para el año” Explica Óscar Ortega, Jefe Regional del Departamento de Operaciones.

Y, ¿Cómo funciona el sistema? El jardín presenta un requerimiento que es ingresado a la aplicación a la que pueden tener acceso todos los integrantes del departamento de operaciones de acuerdo a la distribución de analistas y encargados de infraestructura por zona (región distribuida en tres zonas), se le indica la cuenta asociada a la solicitud y se entrega un plazo en días de respuesta, entregando una alerta automática en caso de no tener respuesta en este plazo establecido (material aseo, mantención, equipamiento). Luego, se evalúa el requerimiento según prioridad y fondos disponibles, al ser autorizado se inicia el proceso de seguimiento de la solicitud: cotizaciones, autorización de fondos, proceso de ejecución. El seguimiento lo realizada cada analista y encargado de infraestructura según distribución de responsabilidades entregadas para cada proceso, quienes ingresan a esta aplicación con una clave y puede tener acceso a los requerimientos de su zona, los autoriza e inicia el ciclo completo hasta la solicitud de pago dando respuesta al jardín infantil. 

Paralelamente esta misma aplicación va rebajando la ejecución de las cuentas y rebajando los saldos, lo que permite tener un control presupuestario actualizado de las cuentas por cada mes. Entrega informes de gastos por jardín diferenciados por tipo de inversión, por cuenta presupuestaria, de los pagos, de los estados de cada solicitud, entre otros.

“Esta aplicación trabaja en un ambiente web lo que hace factible que sea visible desde cualquier pc con acceso a internet, además tiene la posibilidad de trabajo simultáneo de los colegas del departamento, no es como las planillas Excel que utilizábamos anteriormente que no permiten trabajo multiusuario. Esa también es una ventaja”, explica Patricio Hernández.

En una visita a la región, esta aplicación fue conocida por el Director de Nacional de Operaciones, Randall Ledermann quien destacó la operatividad del sistema porque incorporaba acciones que no estaban consideradas en la plataforma que actualmente se está creando en nivel central la que solo registra requerimientos y no el proceso de seguimiento completo y control presupuestario.

Luego, a través de una video conferencia se presentó esta aplicación de profesional de DGD, lo cual género que Patricio tuviera que viajar a Santiago, para presentar con más detalle la aplicación a los directores de operaciones y de gestión y desarrollo, quienes plantearon la posibilidad de complementar la plataforma que se creaba en nivel central con la aplicación presentada desde la región, y actualmente se encuentra en proceso de evaluación para una posible implementación en todo el país. Sin duda un orgullo para nuestro equipo regional.

“El aporte de Patricio con esta aplicación y el compromiso que adquirió el equipo en que ésta fuera realmente efectiva es un orgullo para mí como jefe del departamento, porque esto nos va a permitir desarrollar de mejor forma cada una de las tareas que tenemos y que van en directo beneficio de los niños y niñas de nuestra región. Además pensar que pueda ser replicado a nivel nacional nos pone aún más orgullosos como equipo porque se siente como un real aporte a la institución” concluye Óscar Ortega, jefe del departamento de operaciones.

“Ni siquiera me he dado cuenta de cómo se dio todo. Mi idea era crear un sistema que nos ayudara como equipo a tener un mayor control y seguimiento de lo que nos pedían desde los jardines infantiles, nunca tuve la intención de “desarrollar la aplicación para poder destacarme” pero es bueno que el nivel central de la institución logre visualizar a las regiones y que conozcan cómo trabajamos y que también hay ideas buenas que pueden resultar más factibles y económicas que las que se implementan desde Santiago. Ahora el desafío es saber si podemos implementarlo en todo el país, porque cada región tiene una organización del trabajo diferente. A mí me preguntaron si se podía hacer, yo dije que sí, y desde que llegué estoy pensando cómo podrá ser, que se necesitará para la implementación, cuando esté listo sabré si valió la pena el esfuerzo”, concluye Patricio Hernández analista del departamento de operaciones y creador del Sistema de Seguimiento y Control del Departamento de Operaciones.